Tendance et évolution

Le marché de la GED en 2009

De nombreuses conférences sur la GED ont été réalisées ces derniers temps et celle-ci ont rencontré à chaque fois une forte mobilisation ce qui est significatif de l'intérêt que portent les clients dans le but de dématérialiser leurs documents.

De plus, cette fréquentation à ces conférences implique la mise en contact des clients et des professionnelles et la signature de nouveaux projets.

Cependant le client n'achète plus une solution de Workflow ou de GED, mais une solution pour gérer le cycle de vie des documents. Loin du simple archivage-consultation, domaine historique de la GED, on est entré dans l'ère du document et du flux numérique. Et pas seulement pour des informations de gestion.

Autre facteur lié à cette évolution, la forte demande du secteur public en matière de solutions de GED et de prestations de services associées mais aussi les initiatives comme le plan Besson.

En France, le dynamisme de ce secteur est lié à l'évolution du paysage normatif, légal et réglementaire. Par exemple, le domaine de la facture électronique qui a amené les acteurs à se positionner sur un marché à forte croissance.

Le marché de la GED doit également sa croissance au développement durable dans le sens large c'est-à-dire qui englobe le green IT mais également le développement durable en matière sociale et sociétale, et de la transformation de l'usage des technologies numériques au quotidien.

Les solutions de GED ont gagné en maturité et nombreuses se sont orientées vers la maîtrise de l'information numérique en témoignent les rapprochements significatifs qui ont été réalisés tout au long des dernières années comme EMC avec Documentum, IBM avec FileNet ou dernièrement le rachat d'Interwoven par Autonomy. Pour 2009, le marché de la GED et tout particulièrement celui de l'intégration de services dans le domaine de la dématérialisation des factures évoluera sur une croissance à deux chiffres.

Le marché de l'open source

De nos jours, la GED open source est devenu incontournable et tient une place importante dans le marché.

L'utilisation d'outil de GED open source résulte généralement d'un phénomène de tension dans la gestion des documents. Documents papiers perdus, document électronique introuvable, perte de temps dans la recherche d'un document...etc. Ce qui implique la mise en place d'une organisation plus structurée du travail et d'une traçabilité des documents.

De plus, la gestion documentaire fait partie de processus qualité (ISO 9001,14001) ce qui peut être un avantage pour l'image de la société.

Aujourd'hui, quelques solutions open source ont atteint un niveau de maturité intéressant, et rivalisent à armes égales avec les plus grandes offres commerciales, apportant des bénéfices uniques en termes d'ouverture, de pérennité, et de coûts. Quelques exemples: Alfresco, Nuxeo EP, Knowledge Tree, Maarch, Jahia, ...

Bien sûre, l'avantage principal de l'utilisation de GED open source reste le point de vue économique mais ce n'est plus l'unique.

Les autres avantages sont les suivants :

• La non-dépendance à un éditeur. En effet, les éditeurs peuvent profiter des sociétés en leur installant des nouveaux outils qui peuvent être coûteux.
• La pérennité est également un critère important. L'outil n'est bien évidement pas éternelle cependant la diffusion de la source à une communauté de clients et partenaires garantit une large diffusion du savoir faire associé à leur implémentation et donc leur évolution.
• L'ouverture. L'open source est généralement respectueuse des normes standards et ouvertes vers l'ajout de modules d'extension.
• Il faut souligner aussi que, même si l'éditeur original était un jour défaillant, il resterait toujours possible pour une communauté de reprendre en main le produit et ses évolutions, c'est le principe des licences open source.

Vers une révolution du Web 2.0

Le web 2.0 vient aujourd'hui de révolutionner le marché de l'E.C.M. notamment par la prise de conscience des fournisseurs historiques d'outils de gestion de contenu comme EMC_Documentum, OpenText, IBM ou Oracle.

L'idée du Web 2.0 provient du souci des utilisateurs à vouloir une protection plus importante pour mieux faire face aux contraintes externes, mais également dans un souci de faire évoluer le marché vers des offres en collaboratif 2.0 (wikis, blogs, RSS,...etc.) et de réseau social.

Les différents outils de veille installés dans les entreprises ont rapidement mené les entreprises à s'intéresser au Web 2.0. Cette initiative a été lancé au départ par des « petits » du monde de l'ECM et ont été suivi par les grands de l'ECM.

Quelques éditeurs ont profité de cette nouvelle technologie afin de devenir plus important dans le marché de l'ECM et de se faire un nom comme blueKiwi et sa solution Steel Edition, Alfresco avec sa plateforme éponyme de réseau social Open source. La concurrence des géants étant très difficile.

Ce phénomène a rapidement emmené les éditeurs historiques à rattraper le retard pris sur cette technologie et à proposer des produits qui ont su séduire leurs clients. Quelques exemples : l'interface Flex de l'éditeur d'EMC-Documentum, Livelink ECM Extended Collaboration de l'éditeur Opentext...etc.

Le Saas (Software as a service) pour l'avenir...

Le mode Saas devrait à l'avenir avoir une place très importante dans le monde de l'ECM. Gartner affirme même que les clients, à l'avenir, préféreront une solution en mode Saas plutôt qu'en open source.

L'avantage majeur de ce mode est que les coûts financiers et budgétaires devraient être nettement réduits. D'un point de vue comptable les coûts ne seront plus considérés comme immobilisations mais comme charge.

Le principe de fonctionnement de ce mode tient au fait que les clients ne payent pas pour posséder le logiciel en lui-même mais plutôt pour l'utiliser.

De nos jours, les principales applications que l'on peut trouver en mode Saas sont : la relation client, la vidéo conférence, la gestion des ressources humaines, le travail collaboratif, les communications unifiées, les emails.