Notaire

En France on recense environ 8500 notaires. Notariat2000 a fait une étude sur l'utilisation de la ged chez les notaires :

Source Notariat2000

D'après cette étude on peut voir que soixante-quinze pour cent des notaires ne sont pas équipés d'un outil de GED et il n'y a que vingt-cinq pour cent d'entre des non équipés qui souhaitent en acquérir un. En ce basant sur ces chiffres on peut estimer à environ six mille trois cents le nombre de notaires qui ne sont pas équipés dont seulement mille cinq cents envisage d'utiliser un outil de GED.

D'après cette étude les notaires équipés d'une solution de GED s'en servent essentiellement pour numériser les minutes et tout autre document nécessaire pour leur dossier.

Il ressort également de cet enquête que soixante neuf pour cent des notaires utilisent la carte REAL et qu'ils ne sont que vingt deux pour cent à utiliser le téléacte.

En France, seules quelques solutions de GED sont développées spécifiquement pour les notaires. Il s'agit exclusivement de solutions propriétaires, les éditeurs open sources ne fabriquant que des solutions générales paramétrables suivant les besoins.

Parmi ces solutions :

• Genapi : éditeur spécialisé dans le développement de solutions pour les notaires. Il prend en compte l'ensemble des besoins des notaires, rédaction et gestion d'acte notarié, il est aussi compatible pour les télé@ctes et possède également des outils de comptabilité et de gestion financière, cet outil met également en avant la communication notaire → client et propose donc à cet effet différents services. Genapi ne propose pas un véritable outil de GED mais plutôt une solution adaptée à l'ensemble des besoins des notaires. Pour plus d'information à propos de Genapi : http://www.genapi.fr/
• Amitel : Société spécialisée dans la dématérialisation et la GED et depuis Triops Numérique en 2004 (qui travaillait spécifiquement dans la dématérialisation chez les notaires) Amitel possède un savoir faire spécifique pour les notaires. Pour plus d'informations à propos d'Amitel : http://www.amitel.fr/-Professions-Juridiques-.html
• Syged : Editeur propriétaire qui possède un outil de base Sysdoc décliné en différentes version afin de s'adapter aux besoins des professionnels. Il existe une version pour les notaires. Celle-ci prend en compte les différents besoins spécifiques des notaires comme la compatibilité avec la carte REAL, avec le format XML du « minutier central » et enfin la possibilité de créer des CD en fonction des normes en vigueur. Mais pour le reste c'est un outil de GED «normal ». Pour plus d'informations à propos de Syged : http://www.syged.com/solutions-notaires/ged-specialisee-notaires.html
• Fiducial : Editeur de logiciels de gestion qui dédie une suite complète de logiciels pour les notaires. On y trouve des logiciels de rédaction d'actes ou téléactes ainsi que des logiciels de gestion financière. Fiducial a également développé un outil de GED (GedOnline) interfaçable avec ses autres logiciels. Pour plus d'informations à propos de Fiducial : http://www.fiducial.biz/index.aspx?NODE_REF=logiciel-gestion-notaires-gestion-electronique

Ce sont là les principaux éditeurs spécialisés, il en existe d'autre qui eux ont des solutions par type de secteur (juridique, financier...). Quant aux grands acteurs de l'édition de logiciel de GED ils ont plutôt tendance à proposer des solutions générales qui sont ensuite paramétrables. Ils ne visent pas ce secteur du marché.

Après avoir réalisé une étude de faible envergure on peut constater que malgré l'existence de sociétés comme Genapi, experte dans le domaine notariale, les notaires possèdent des outils de GED divers et variés. Pour eux la mise en place d'un tel outil relève principalement d'un besoin, gagner du temps. En effet cela leur permet d'archiver et d'avoir accès plus facilement aux dossiers client, la création d'acte est elle aussi simplifiée (dépend de l'outil choisi).

On peu également noter que les notaires utilisent en général des logiciels dédiés pour la rédaction d'acte ainsi que pour leur comptabilité. En prenant en compte les résultats de l'étude menée par Notariat2000 on pourrait décrire les grandes fonctionnalités qu'un outil de GED pour notaire devrait posséder :

• Une gestion des documents spécifiques (actes, minute...)
• Une indexation performante
• Un moteur de recherche
• La possibilité de passer de l'outil de GED à l'outil de rédaction d'acte
• Une compatibilité avec la carte REAL