La GED

La GED (gestion électronique de documents) englobe l'ensemble des outils et des techniques pour : dématérialiser, classer, gérer et stocker les documents électroniques.

La GED ou GEIDE (gestion électronique de l'information et des documents de l'entreprise) a donc pour fonction d'organiser et de gérer des informations et des documents électroniques au sein d'une organisation.

Quatre étapes la composent :

• L'acquisition
• Le classement
• Le stockage
• La diffusion

L'acquisition des documents

L'acquisition des documents ou la saisie des documents est faite par l'une des deux formes suivantes : numériser les documents papiers ou faire entrer directement les fichiers informatiques.

Les documents papiers doivent tout d'abord passer dans un scanner pour fournir une image numérique. Après numérisation, l'image électronique du document est compressée pour réduire les besoins de stockage. Les documents qui sont déjà sous forme informatique (par exemple les fichiers bureautiques, les fichiers PDF,...) peuvent en général être intégrés directement au système de GED.

Dans la majorité des applications les documents numérisés sont stockés sous forme d'images et ne peuvent être ni modifiés ni édités. Une technique de reconnaissance optique de caractère (OCR) peut être utilisée pour lire les images numérisées, si elles contiennent du texte, et les convertir sous forme de texte modifiable.

Le classement des documents

Le classement des documents ou l'indexation des documents constitue la description du document et de son contenu en vue de faciliter son exploitation.

Après la saisie du document, ce dernier doit être indexé pour permettre d'y accéder et de le consulter ultérieurement. Il s'agit d'associer au document un ensemble d'informations permettant de le caractériser. Cette opération constitue l'élément essentiel d'un système de GED.

Deux types d'indexations sont possibles :

• Une indexation complète qui permet de prendre en compte à la fois des éléments du contenu du document (titre, sommaire, résumé) et des informations sur ses caractéristiques (date de création, auteur, date de la dernière modification, nombre de pages,...). Elle peut en outre comporter des mots-clés significatifs du contenu du document. Ces différents éléments doivent être saisis manuellement en même temps que le document.
• Une indexation plus axée sur le contenu permet de retrouver un document à partir des mots qu'il contient (indexation en texte intégral).

Dans les deux cas, il faut que le document soit stocké sous forme textuelle (document issu d'un traitement de texte ou converti par OCR).

Le stockage des documents

Le stockage des documents est une partie tout aussi importante. Pour une entreprise, la non prise en compte de cette phase dans un système de GED est très risquée et peut entrainer des situations critiques. Plusieurs éléments doivent être pris en compte pour assurer un bon stockage des documents.

• Le support de stockage Il doit être adapté à la quantité de documents qu'il est sensé héberger pour pouvoir assurer de bonnes performances lors des consultations de données. De plus il doit être fiable.
• L'organisation du stockage Suivant le type de données stockées, l'architecture de la base de données peut différer. Il est donc important de prendre en compte les types de documents stockés pour les organiser correctement.
• ? La durée de conservation Au bout d'une certaine durée d'utilisation les documents peuvent être archivés pour faire de la place sur le support de stockage pour les nouveaux documents. De plus, suivant la législation les documents doivent être conservés et consultables sur des périodes plus ou moins longues.

Diffusion des documents

Cette dernière étape consiste à mettre les documents à disposition au sein de l'entreprise. Cette mise à disposition peut être « réglementée », en effet il est possible de limiter l'accès aux différents utilisateurs du système pour qu'ils n'aient accès qu'aux données les concernant. La GED est donc un outil de travail collaboratif qui permet de mettre à disposition tous les documents d'une entreprise aux différents services concernés. Elle permet également la capitalisation des connaissances en les regroupant dans une base de données. De plus, elle permet aux utilisateurs de trouver l'information qu'ils cherchent beaucoup plus facilement et efficacement que s'ils devaient consulter des documents papier grâce au système de recherche par mots clés.

Les différents domaines d'application de la GED peuvent être résumés en cinq points :

• La gestion de documents
• La sauvegarde de documents durant toute la durée de leur «vie »
• La classification des documents
• La diffusion maitrisée des documents
• La gestion des connaissances

L'ECM

Entreprise Content Management ou la gestion de contenu vise à gérer le contenu de l'entreprise. Elle définit les systèmes permettant de collecter, centraliser, conserver et exploiter les données sous forme électronique.

Le contenu est l'ensemble de toutes les informations nécessaires détenues par l'entreprise ou hors de l'entreprise de toutes natures et de toutes structures.

Les outils d'ECM prennent en charge la totalité du cycle de vie de l'information, de sa création jusqu'à sa diffusion, en passant par la validation, la mise en forme et la mise à jour.