Ingénierie
Nous avons réalisé une enquête concernant les outils de GED (gestion électronique des documents) liés aux métiers de l'ingénierie du bâtiment, du transport et de l'énergie en France.
Dans cette partie seront présentés les résultats de cette enquête.
Un professionnel de l'ingénierie sur trois ne dispose pas d'un outil de GED.
Environ 50% d'entre eux projettent d'investir dans un outil de GED sans toutefois avoir une idée arrêtée sur le budget à y consacrer.
L'autre moitié estime ne pas en avoir l'utilité, les raisons les plus souvent évoquées sont : la prédominance du travail sur format papier et en particulier via l'injonction de certains clients à fournir rapports et devis sur papier. L'utilité d'un outil de GED leur serait donc minime.
Des clients satisfaits de leurs outils
Nous avons sondé les utilisateurs de GED quant à leur satisfaction sur leurs outils au moyen d'un simple système de notation sur cinq.
Les résultats obtenus sont édifiants, la note moyenne étant de quatre sur cinq. Ceci témoigne de la qualité de ces outils.
Un nouveau marché
Le sondage illustre également la relative nouveauté de ces outils dans le milieu de l'ingénierie.
En effet pour la plupart, l'outil n'est installé depuis qu'un ou deux ans.
Les outils de GED, par le biais de leurs nombreuses fonctionnalités, sont venus améliorer les conditions de travail des professionnels de l'ingénierie.
Les utilisateurs soulignent très clairement que l'installation de ces outils a révolutionné leur méthode de travail.
Tout d'abord pour la facilitation de la validation des documents (mission VISA) processus long et fastidieux lorsque réalisé sous forme papier. Ces outils permettent un gain de temps plus qu'appréciable dans le processus de circulation des documents. De plus, les modes de recherche proposés par ces outils très avancés permettent d'économiser un temps précieux lors de la recherche d'un fichier.
Enfin le dernier point souligné par les professionnels de l'ingénierie relève de la protection des documents. La sécurité offerte par les outils de GED est plébiscitée.
Les documents et logiciels manipulés
L'arrivée de la GED dans le monde de l'ingénierie a permis une dématérialisation importante des documents manipulés notamment: les rapports techniques, les factures, les conventions d'intervention, les plans, les courriers, les fiches de paye et autres documentations métiers. Notons que la législation contraint à la conservation de certains documents pour une période de 10 ans.
Les logiciels qu'utilisent le plus souvent ces professionnels sont: HASTUS, Microsoft office, Adobe, Roxio create, microstation autocad, Navivoin, Argis, et autres logiciels qui permettent le calcul de l'ingénieur.
Les outils de GED utilisés
Présentation de quelques outils de GED utilisés par les professionnels de l'ingénierie.
- Docubase est un logiciel proposé par la société Docubase systems qui répond aux points suivants :
- Capture et numérisation
- Dématérialisation
- Lecture, identification, reconnaissance automatique
- Classement, indexation
- Traitement, gestion, suivi et contrôle
- Stockage, archivage
- Consultation, circulation, validation, signature électronique, traçabilité, workflow
- Epson scan est un logiciel créé par la société Epson, perfectionnée notamment dans la numérisation des documents papiers.
- Read iris pro 8 est un logiciel de reconnaissance de texte, créé par la société I.R.I.S qui convertit des documents papier (acquis à l'aide d'un scanner, d'une machine tout-en-un ou d'un appareil photo numérique), des fichiers PDF (même en lecture seule), des fichiers image et des télécopies en texte éditable.
- Docuware 5 est un logiciel créé par la société Docuware qui permet d'importer, de classer et d'archiver les documents, en créant une indexation plein texte et de les rendre facilement accessibles en vue de leur traitement ultérieur.