Workflow
Le workflow traduit en français « flux de travail » est la fonctionnalité intégrante d'une solution GED ou ECM chargé de la circulation automatique des informations entre différents impliqués dans un processus de travail. Ces informations peuvent être de type documentaire ou procédural selon que les données transportées soient des documents ou des processus d'une tâche bien définie (processus métier). C'est cette distinction entre les typologies d'information qui fait que l'on trouve dans le marché de la GED collaborative plusieurs variantes du workflow :
Le workflow documentaire
Un workflow documentaire complète un système de gestion électronique de documents afin d'en faciliter la circulation, la classification, l'enrichissement et la publication. Il ne s'agit pas de traitement métier et ne fait pas appel à d'autres composants applicatifs (transactions SQL, Web services, etc...). Les documents peuvent être modifiés par un des participants selon ses droits sur chaque document. Ce circuit de transfert de documents peut être séquentiel (document passant d'un acteur à un autre sans aiguillage conditionnel) ou complexe selon les métadonnées des documents (envoi? acceptation en même temps ou non/ refus? modification? publication).
Un workflow documentaire doit avoir la capacité d'offrir toutes les fonctions intervenant dans la manipulation de documents et réduisant les tâches à faible valeur ajoutée : conversion au format PDF, modification/enrichissement par une application bureautique etc.
Le schéma suivant décrit un exemple simpliste du workflow :
Le workflow métier ou de production
La notion de workflow métier désigne la circulation de processus liés à une action, une tâche bien définie. Encore appelé workflow de production, il porte sur la gestion des processus de base de l'entreprise. Les procédures supportent peu de changements dans le temps, et les transactions sont répétitives. Ce type de workflow concerne la saisie et le déroulement d'une activité d'affaire jusqu'à sa réalisation.
Dès lors tous les outils nécessaires au bon déroulement de cette activité devront être intégrés au worflow, il s'agit principalement d'un tableau de bord informant sur l'avancement de la tâche et sur l'historique des processus, comportant des filtres et outils de paramétrages selon les besoins de la procédure en cours.
Exemples : production de contrats d'assurance, gestion de litiges, gestion de réclamations clients, etc...