LAD et RAD
Les technologies LAD et RAD permettent toutes deux de réduire la durée de traitement d'un document au sein d'une entreprise, l'automatisation de la numérisation représente en effet un gain en temps et en coût dès l'arrivée du document dans l'entreprise. Cependant elles ne doivent pas être confondues.
La reconnaissance automatique de documents (RAD) est une technique permettant de différencier des types de documents. Lors de la numérisation d'un document elle reconnait sa nature, que ce soit un chèque bancaire, une fiche de paie ou bien un formulaire. Cette reconnaissance est faite grâce à des documents prédéfinis dans la solution RAD, elle va donc reconnaitre les différentes zones du document (entêtes, sommes etc...) pour pouvoir l'identifier. Elle va permettre de classer ces différents documents et éviter ainsi un tri préalable des documents.
La lecture automatique de documents (LAD) est une technologie utilisée pour récupérer les informations propres à un document pour être par la suite traitées comme métadonnées dans un système de GED par exemple. En effet la LAD permet de capturer des données à partir de n'importe quel document, qu'il soit structuré ou non. Cette capture de données se fait grâce à la reconnaissance de caractères (OCR) dactylographiés mais aussi manuscrits, cependant parfois un document peut avoir été mal numérisé ou bien est de mauvaise qualité, la LAD va alors procéder à une phase de vidéo-codage, celle-ci consiste à faire intervenir l'intelligence humaine pour compléter la solution via la saisie manuelle des informations non reconnues. En effet aucune solution ne permet de reconnaitre la totalité du contenu des documents numérisés. Ainsi la LAD permet un gain de temps important lors de la phase de numérisation des documents, elle est la source d'alimentation de la GED, le document sera directement transmis au bon interlocuteur dès son entrée dans le système grâce à cette reconnaissance de mots clés au sein du document. Prenons l'exemple d'une lettre de réclamation reçue par un magasin : la lettre va arriver dans l'entreprise, puis être numérisée grâce à un scanner parmi divers autres courriers, la phase de LAD permettra de reconnaître le mot clef « remboursement » ou encore « réclamation » et la lettre pourra être redirigée via une corbeille de tri vers le service réclamations du magasin qui pourra donc traiter ce courrier plus rapidement.