Records Management
Le Records Management est l'ensemble des techniques qui permettent de gérer les documents à partir du moment où ils ont été finalisés, c'est la suite logique de la GED. L'objectif du RM est d'être capable de mettre à disposition tous les documents et fichiers dont l'entreprise a besoin pour mener ses activités, se prémunir en cas de litige et enfin répondre à la législation en vigueur. Le champ d'action du RM commence à partir du moment où un document est finalisé et validé et comprend les phases d'archivages courantes et intermédiaires.
Il est possible de représenter le RM comme ceci :
Pour avoir une valeur juridique le records management a pour obligation de respecter quelques règles pendant la durée de conservation des documents, il doit notamment :
- Conserver les documents dans leur contexte
- Assurer l'inaltérabilité des documents
- Communiquer les documents en respectant les droits d'accès
- Assurer la traçabilité des opérations sur les documents
- Garantir la conservation et la restitution dans des délais et des supports adaptés
- Conserver les documents depuis leur création jusqu'à leur archivage définitif
Ainsi conservé tout document pourra être utilisé par une entreprise suivant ses besoins et aura une vraie valeur juridique.